Sumário
Uma empresa pode vender bem e, ainda assim, enfrentar dificuldades para pagar seus compromissos no prazo. Isso acontece, por exemplo, quando os recebimentos chegam depois dos vencimentos ou quando faltam registros confiáveis.
O controle de contas a pagar e a receber ajuda o empresário a enxergar o que precisa sair, o que deve entrar e quando cada movimentação está prevista. Veja como organizar essa rotina.
Qual é a diferença entre contas a pagar e a receber?
Contas a pagar são os compromissos financeiros da empresa, como fornecedores, aluguel e serviços contratados. Já contas a receber são os valores que clientes devem pagar por produtos ou serviços vendidos.
Controlar apenas um dos lados deixa a visão incompleta. Afinal, saber quanto a empresa tem a receber não basta se os pagamentos vencem antes da entrada do dinheiro.
O que registrar em cada conta?
Um controle útil precisa permitir que você encontre as informações sem procurar em e-mails, mensagens ou comprovantes. Para cada pagamento ou recebimento, registre:
- Nome do fornecedor ou cliente;
- Descrição da operação;
- Valor;
- Data de vencimento;
- Situação: previsto, pago, recebido ou em atraso;
- Data em que o dinheiro efetivamente saiu ou entrou.
Também vale manter o documento ou comprovante relacionado à operação acessível para conferência.
Como evitar atrasos nos pagamentos?
Comece reunindo os compromissos em um único controle e atualize a lista sempre que surgir uma nova obrigação. Em seguida, acompanhe os vencimentos com antecedência e defina quem prepara e quem autoriza cada pagamento.
Depois que a conta for paga, registre a data efetiva e guarde o comprovante. Essa conferência evita que uma obrigação continue aparecendo como pendente.
Como acompanhar os recebimentos?
Registre cada valor a receber assim que a venda ou prestação do serviço gerar uma cobrança. Na data prevista, confira se o pagamento entrou. Se não entrou, atualize a situação e siga o processo de cobrança definido pela empresa.
Essa rotina ajuda a distinguir vendas realizadas de dinheiro já recebido. A diferença é essencial para planejar os próximos compromissos.
O que fazer quando as datas não coincidem?
Imagine que a empresa tenha vários pagamentos no início do mês, mas receba a maior parte dos clientes apenas no fim dele. Mesmo com vendas suficientes, pode faltar dinheiro para cumprir os vencimentos.
Por isso, além de controlar cada conta, observe as datas no fluxo de caixa. Ao identificar um possível intervalo sem recursos, o empresário ganha tempo para avaliar alternativas, rever prazos e planejar as saídas.
Como aplicar isso à sua empresa?
Reserve um momento fixo da semana para revisar as contas a pagar e a receber. Nessa conferência:
- Inclua novos compromissos e cobranças;
- Verifique o que vence nos próximos dias;
- Confirme pagamentos e recebimentos realizados;
- Investigue itens vencidos ou com valores divergentes;
- Atualize a previsão de caixa.
O controle funciona melhor quando alguém é responsável por mantê-lo atualizado e o empresário consegue consultar as informações sempre que precisar.
Como a Lancer Finanças Digitais pode ajudar
A Lancer Finanças Digitais atua com BPO financeiro e terceirização do departamento financeiro. Sua equipe ajuda a organizar e acompanhar rotinas como contas a pagar, contas a receber e conferência das movimentações, conforme o escopo definido com cada empresa.
Com registros e processos mais claros, o empresário pode acompanhar os compromissos sem depender de buscas de última hora.
Conclusão
Controlar contas a pagar e a receber é mais do que anotar valores. É registrar cada operação, acompanhar prazos, conferir o que aconteceu e usar essas informações para planejar os próximos passos.
